POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

Versión 15 de marzo de 2.025

El presente documento tiene como finalidad poner en conocimiento a los titulares de los datos personales que sean Tratados por TRESCUBOS S.A.S. la política de datos personales que se seguirá por parte de TRESCUBOS S.A.S. identificada con el NIT 901.066.878-1, domiciliada en la CARRERA 23 # 100-91, Bogotá D.C. y que puede ser contactada mediante el teléfono 3193180219 y el correo electrónico contacto@trescubos.com.

1. OBJETIVO
El presente documento establece los criterios adoptados por Trescubos en todo momento y durante la realización de todas las actividades que impliquen recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir o transferir y/o suprimir los datos personales de sus usuarios, clientes, empleados y colaboradores ya sea para el tratamiento automático o manual de la información personal.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política se aplicará y, por ende, obligará a las siguientes personas: i) representantes legales y/o administradores societarios; ii) personal interno de TRESCUBOS S.A.S., directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal; iii) contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a TRESCUBOS S.A.S. bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal; iv) los accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario; v) personas públicas o privadas en condición de usuarios de los datos personales; y vi) las demás personas que establezca la ley.

3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
TRESCUBOS S.A.S., recolecta, almacena, usa, circula, transmite y transfiere datos personales de sus clientes, proveedores, empleados, posibles clientes, accionistas y con fines de control, seguridad, establecimiento de relaciones comerciales o jurídicas, procesos judiciales, requerimientos de autoridades administrativas y para futuras referencias, dentro y fuera de Colombia. Los datos personales recolectados por TRESCUBOS S.A.S. serán incluidos en una o más bases de datos y podrán ser transmitidos y/o transferidos entre TRESCUBOS S.A.S., sus subordinadas vinculadas, su matriz o controlante, las subordinadas de su matriz o controlante, son las Entidades Autorizadas, para que directamente o a través de terceros, traten los datos personales únicamente de acuerdo con los fines establecidos en el presente aviso. De igual forma, las bases de datos de TRESCUBOS S.A.S., podrán incluir e integrar datos transmitidos y/o transferidos a ésta por las Entidades Autorizadas y/o por terceros. Los Datos Personales serán tratados con el objeto de: a) cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales de las Entidades Autorizadas, debido al desarrollo de su actividad civil y comercial; b) gestionar datos relacionados con recursos humanos, procesos de selección, análisis organizacional, desarrollo y manejo de reportes de desempeño de los contratos laborales, gestión de las relaciones laborales, procesamiento, gestión, pago de nómina y cumplimiento de las obligaciones legales; c) administrar los asuntos internos de TRESCUBOS S.A.S., incluyendo, pero sin limitarse a la contabilidad, reportes financieros y de gestión, cálculo, presentación y pago de impuestos, otros registros y reportes de cumplimiento, procesos de auditoría interna o externa. Esta información incluye Datos Personales de directores y agentes de las afiliadas de la compañía; d) realizar el proceso de debida diligencia del Cliente o Proveedor, que consiste en el conjunto de procedimientos para la identificación y aceptación de clientes y proveedores; e) cumplir con obligaciones legales, leyes nacionales sobre lavado de activos y financiación del terrorismo, servicios financieros y servicios de cumplimiento tributario y la opinión 14/2011 del Artículo 29 sobre la protección de datos relacionadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo del “Grupo de Trabajo de Protección de Datos”; f) lograr una eficiente comunicación con el Titular de la información, a través de cualquier medio de contacto, relacionada con nuestros servicios, estudios, eventos, campañas publicitarias, canales de atención y redes sociales; g) proveer nuestros servicios; h) informar sobre cambios de servicios o respecto de los nuevos que estén relacionados con el o los contratados; i) dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores y empleados; j) evaluar la calidad del servicio, hacer investigaciones de mercado para la mejora del servicio y/o el diseño y desarrollo de nuevas funcionalidades, productos y/o servicios; k) entregar y ofrecer al Titular de forma general o segmentada, información, contenido y/o publicidad, de TRESCUBOS S.A.S.; l) elaborar y reportar información estadística, encuestas de satisfacción, estudios y análisis de seguridad, recomendaciones, nuevas modalidades delictivas y cotizaciones de servicios, incluyendo la posibilidad de contactarlo para dichos propósitos por parte del área comercial o de riesgos; m) contactar con clientes, empleados y/o proveedores para el envío de información o cualquier otra finalidad que resulte en desarrollo o ejecución de las relaciones contractuales, comerciales y legales a que haya lugar; n) solicitar, capturar, consultar, actualizar, suministrar, reportar, procesar, transmitir, transferir, usar, poner en circulación y divulgar toda la información que se refiere al comportamiento crediticio, financiero y comercial de los Clientes de TRESCUBOS S.A.S., sea positivo o negativo, cuantas veces se requiera, respecto de las transacciones comerciales con TRESCUBOS S.A.S., a las Bases de Datos o centrales de información financiera o crediticia, de Operadores de Información y/o Entidades Financieras residentes o no en Colombia, y/o que presten el mismo servicio o quien represente sus derechos. Con este tratamiento se busca que el comportamiento de las obligaciones de los Clientes sea registrado con el objeto de suministrar información suficiente y adecuada al mercado sobre el estado de las obligaciones financieras, comerciales, crediticias y/o de servicios del Cliente; o) con propósitos de seguridad, prevención, investigación y persecución del fraude; y p) con propósito de velar y mantener la seguridad y bienestar de nuestros clientes.

4. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta; o mediante una conducta inequívoca del Titular que permita concluir de forma razonable que otorgó la autorización; o a través de un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haber obtenido el consentimiento del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la Base de Datos. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los Datos Personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos de acuerdo con la presente Política y el correspondiente Aviso de Privacidad y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus Datos Personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por TRESCUBOS S.A.S.. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus Datos Personales y controle el uso de su información personal. La Autorización es una declaración que informa al Titular de los Datos Personales: i) quién recopila su información personal; ii) qué recopila (datos que se recaban); iii) para qué recoge los datos (las finalidades del Tratamiento); iv) cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los Datos Personales suministrados; y v) informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles (si aplica), no está obligado a autorizar su Tratamiento. Esta declaración se realiza a través del Aviso de Privacidad, según se define más adelante. TRESCUBOS S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la Autorización por parte de los titulares de Datos Personales para el Tratamiento de estos.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos: a) conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a TRESCUBOS S.A.S. en su condición de responsable del Tratamiento; b) solicitar prueba de la Autorización otorgada a TRESCUBOS S.A.S., en su condición de responsable del Tratamiento; c) ser informado por TRESCUBOS S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales; d) presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento; e) revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y f) acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. TRESCUBOS S.A.S. mantendrá habilitados medios de contacto para que los Titulares de datos puedan ejercer sus derechos y dar aplicación a los procedimientos previstos en esta Política, los cuales serán informados y puestos a disposición en el Aviso de Privacidad.

6. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS
6.1 CONSULTAS
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares podrán consultar su información personal que repose en cualquier Base de Datos. En consecuencia, TRESCUBOS S.A.S., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, bajo las siguientes reglas: a) el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas; b) el derecho de consulta se podrá ejercer por: i) El Titular, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse, ii) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento, iii) Por estipulación a favor de otro o para otro; c) los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos; d) cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada; e) información mínima: el nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante, la descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos, en caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales; y f) se deberán utilizar los medios de comunicación que se han habilitado para las consultas, como son: Correo electrónico (contacto@trescubos.com) y WhatsApp (chat) +573193180219. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta.

6.2 RECLAMOS
De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de rectificación, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado por el área correspondiente bajo las siguientes reglas: a) el derecho de consulta se podrá ejercer por: i) el Titular, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse, ii) por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento, iii) por estipulación a favor de otro o para otro, iv) los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, v) cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada; b) la solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por TRESCUBOS S.A.S. señalados en el Aviso de Privacidad y contener, como mínimo, la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que sustituyan o complementen: i) el nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, ii) los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante, iii) la descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos, iv) la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y documentos que quiera hacer valer el Titular, v) en caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales; c) se deberán utilizar los medios de comunicación que se han habilitado para las consultas, como son Correo electrónico (contacto@trescubos.com) y WhatsApp (chat) +573193180219. Dichas solicitudes se tramitarán dentro de los horarios de atención de Servicio al Cliente: lunes a viernes de 8 a.m. a 7 p.m., y sábados de 8 a.m. a 1 p.m.. Domingos y festivos no habrá servicio; d) si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo; e) si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra TRESCUBOS S.A.S., éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado; y f) el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. DATOS SENSIBLES
Para el caso de datos personales sensibles, TRESCUBOS S.A.S.. podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando se cuente con la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. Además, se le informará al titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento y se le informará al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento

8. DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Los niños podrán ser usuarios de algunos de los servicios que ofrece TRESCUBOS S.A.S., para esto deben estar previamente autorizados por sus padres o por quienes tengan su patria potestad. En el caso de los adolescentes (mayores de 12 años) se entiende que, por su madurez y la etapa de desarrollo, se encuentran capacitados para brindar su autorización para el tratamiento de sus datos personales. TRESCUBOS S.A.S. se compromete a que los datos de los niños recibirán el mismo que los datos sensibles, para garantizar el interés superior de ellos y sus derechos fundamentales, garantizando la participación de este grupo de especial protección en cada uno de los asuntos que los afecten.

9. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS E INFORMACIÓN PERSONALES POR PARTE DE TRESCUBOS S.A.S.
En cumplimiento de los estatutos de la sociedad y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con TRESCUBOS S.A.S., ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables, y en consecuencia, los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con TRESCUBOS S.A.S. Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, TRESCUBOS S.A.S. adoptará todas las medidas para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con TRESCUBOS S.A.S. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe TRESCUBOS S.A.S., no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie contrato de transmisión de datos personales de conformidad con el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. TRESCUBOS S.A.S., también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: i) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; ii) para cumplir con procesos jurídicos; iii) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; iv) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; v) para proteger nuestras operaciones; vi) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y vii) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

10. VIGENCIA Y MODIFICACIONES
La presente política rige a partir del 15 de marzo de 2.025 y deja sin efectos las políticas de tratamiento de datos personales que se hubiesen podido ser adoptadas por TRESCUBOS S.A.S. Además, podrá ser consultada por medio electrónico en www.trescubos.com/privacidad por parte de cualquiera de los Titulares. Las bases de datos en las que se almacenan los datos personales tratados de acuerdo a lo establecido en la presente política se mantendrán vigentes durante el tiempo que TRESCUBOS S.A.S. preste los servicios fijados en su objeto social. Por lo tanto, los datos personales proporcionados se conservarán en ellas mientras que no se solicite su supresión por parte del Titular, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.